「要領が悪い!」と言われてしまう人の特徴と改善方法について

「要領が悪い!」と上司から叱られることありませんか?
よく聞く言葉ですが、考えてみると「要領」ってなんでしょうか?
意外ととっさには答えられない人が多いのではないでしょうか。

この記事では、まずその「要領」自体を解説し、どうやったら要領が良いと言われる立ち振る舞いができるのかを説明します。しっかり読んで「要領よく仕事ができる人」という評価をゲットしてくださいね!

1:まずは「要領」が何かを理解する

 

 

 

 

 

 

 

物事において「要領」の要素は以下のようなものに分けることができます。

・仕事の全体像を把握する
・全体を踏まえて仕事を細分化する
・細分化した内容に優先順位をつける
・自分の力を過信せず、適切に人に頼ることができる
・その仕事の要点を押さえメリハリを明確にする
・ミスを少なくするためのツボを押さえる
・常に内容や自分のスキル、求められているもの客観視して、仕事の過不足を修正する

以下で具体例を上げてこれを説明しましょう。

2:「要領が悪い」と言われてしまう人とそうでない人の違いとは

 

 

 

 

 

 

 

 

まず「要領が悪い」人の特徴を上げましょう

2-1:求められているものが何かを把握できない

「仕事」とは何でしょう。
「決められた時間、決められた労働をすること」と思っている人はおそらく「要領がよい人」ではありません。雇用された個人にとっては一見それで良いように見えるでしょう。

しかし、あなたの立場を置いて「仕事」を分析すれば、「何らかの価値を提供すること」が重要だとわかるはずです。「物を売って利益を得る」のであれば、求められるのは「できるだけ低い原価で手に入れたものを短い時間で高くたくさん売って多くの利益を得る」ことです。この中でどの部分を任されているのかで働き方は変わりますが、まずはその全体を把握できていることが重要です。

販売系の仕事ではなく、例えば部品の検査を任されたとします。「Aという部品に傷がないか確認する」のがあなたの当面の仕事だとしましょう。おそらく依頼した上司やリーダーからNGにすべき基準が告げられたりするでしょうが、実際にやっているとNGOKかきわどいものが出るでしょう。日によっては非常に数多くのNG品が出るかもしれません。

「要領がよい人」はその指示を受けた時、全体像を早く把握しようとします。傷はどの程度許されるか、見本はあるか、発生した場合 都度連絡するのか、など説明が無くても自分から質問をして業務を把握するでしょう。一方「要領が悪い人」はそのような全体把握をせず、何度も何度も質問したり、悪い場合は勝手な判断をしたりします。

2-2:自分のスキルを把握できていない

誰しもその仕事をやってみないと、どのくらいのレベルで、そしてどのくらいの時間をかければ完了できるかはわかりません。しかし「要領がよい人」は過去の経験をもとにある程度の予想をたてます。もちろんその人も予想を外すことはあるでしょう。しかしその失敗を記憶し、それをまた参考にして自分の判断材料を強化します。

例を挙げましょう。要領が悪いAさんは上司から仕事を渡された際、「〇日で終えてくれ」という指示に対して、取り敢えず受け取ります。しかし要領がよいBさんは、この時点でその仕事を細分化し、全体の中のC部分を△日、D部分を◇日と細かく割り振り、その場で上司にそのペースで良いか確認します。上司は具体例を挙げられると答えやすいのでCの△日は見積もりが甘いかもしれない、もっと前倒しにしようなど答えてくれるでしょう。この時点で、この二人の間には既に共通認識や信頼感が生まれています。

とりあえずその仕事を受けたAさんは漠然と仕事を始めます。せっかく任されたのだから良い仕事をしようと、前半の細かい所から一つ一つ丁寧に進めていきます。しかし約束の日の前日になってこのペースでは終わらないことに気付きます。その日は徹夜しましたが、結局終わることができず、翌日厳しく叱責を受けます。当然できている部分も雑なものにしかなっていませんでした。

一方、Bさんは前日には仕事を終えています。途中経過で確認してもらうなどの配慮もしているので、内容にも自信があります。その日はその仕事をより良いものにするために入念なチェックするか、早く提出して評価を上げることも可能です。もちろん心にも体にも余裕がありますから、その日からでも次の仕事に取り掛かることも出来ます。

こうなると、過程でどんなに頑張っても、結果として残るのは「要領が悪いAさん」「要領が良いBさん」という評価のみになってしまいます。

2-3:適切なタイミングで人に頼ることができない

上記のAさんも途中で「この仕事終わるんだろうか」と考えたのではないかと思います。しかし要領が悪い人は、「このままではまずい」と思っていても「何とかなるさ」「今さら終わらないなんて言いにくい」「頑張るしかない」といった自分の中での判断を優先しがちです。

Bさんは理想的な仕事のこなし方をしましたが、Aさんも途中で巻き返すことはできたはずです。「まずい」と思った時点で上司や同僚に相談すれば良いのです。途中で人を増員しなければならない場合など、他の人の手を煩わせることになってしまうと、上司はAさんを叱るかもしれません。しかし、「納期遅れ」や「レベルの低さ」は防げ、「なんとかなってよかったね」という場所に着地できる可能性があります。

また、適切に人を頼れば、結果を残せるだけでなくそこに人間関係が生まれます。途中で叱られたとしても、人を増員して納期を守った後に、Aさんがお詫びや感謝を示すことで、そのチームに連帯感が生まれます。口だけではなくきちんとお詫びの心を持てば、「迷惑をかけた」という認識が生まれますから、次の仕事の反省材料になるでしょう。

3:「要領がいい」と言われるための心構え・テクニック

 

 

 

 

 

 

 

上の例でAさんが改善すべき点がもう一つあります。Aさんはさぼっていたのではなくコツコツ進めていたのですから、途中経過でそこまでにかかった時間と進んだ分量を比べれば、もっと早くピンチに気付くことができたはずです。

ここで話を整理してみましょう!最初にすべきことは、以下の3つです。

1:可能な限り迅速に全体を把握する
2:それを細分化する
3:細分化した内容に優先順位をつける

これは最初だけでなく常に確認し、必要があればその把握内容を修正する必要があります。最初に思っていたより内容が複雑だ、と気付けば「このまま進めてはまずい」という危機を感じ取ることができますから、新たな手を打つ必要があるのです。

そこですべきなのが「人に頼る」ことです。自分の全体把握が間違っていないか、このペースで問題ないか、正直に相談しましょう。

ここまでは「時間」にフォーカスしましたが、求められるものは都度変化します。もちろんほとんどの仕事には「時間」「予算」「内容」が求められるのですが、その配分は微妙に変わります。少々時間をかけても成果を出すべき時もあれば、内容は薄くてもとにかく決まった時間で量を出すことが重要な時もあるでしょう。とはいえ、無限に時間や予算をかけていい仕事や、内容が全くない仕事はあり得ないわけですから、求められている「ちょうどよいポイント」が存在するのです。

要領が良い人は、その「ちょうどよいポイント」の把握が上手い人です。それはすぐにできることではないかもしれませんが、最初に上げた「要領がなにかを理解する」の項目を実行していくことで確実に改善していくはずです。

4:まとめ

 

 

 

 

 

 

 

いかがでしたか。ここまで読んでいただけた方は、「要領」を良くするコツをある程度把握していただけたのではないかと思います。話は分かるけど、なかなかできない、と思う人も一つ一つ取り組んでいけば、きっと改善していくはずです。

しかし、客観的に見てもかなり「要領」が良くなったのに、相変わらず上司から「要領が悪い」と叱責ばかり受ける、ということもあるかもしれません。要領が良くなったあなたなら気付けるかもしれませんが、もしかしたらその会社の上司や上層部には部下の扱いや全体を見渡す視野が伴っていない「要領が悪い人」が溢れているかもしれません。その会社、未来はあるのでしょうか?そう気づいたら退職を考える時期かもしれませんよ!

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